Giỏ hàng
Toyota Úc: Ứng dụng cố vấn để tạo thay đổi lớn trong quản lý nội bộ

Toyota Úc: Ứng dụng cố vấn để tạo thay đổi lớn trong quản lý nội bộ

Dịch: Nguyễn Ngọc Anh

THÁCH THỨC

Vào tháng 2 năm 2014, Toyota Úc tuyên bố sẽ đóng cửa sản xuất vào năm 2017. Theo kế hoạch tái cấu trúc của doanh nghiệp, hãng này đã thông báo rằng Toyota sẽ hợp nhất trụ sở chính, di chuyển toàn bộ đội ngũ bán hàng và tiếp thị từ Sydney sang Melbourne.

Đây là một sự thay đổi mang tính bước ngoặt của doanh nghiệp, nhất là với đội ngũ nhân viên đang làm việc tại đây. Rất nhiều người trong số các nhân viên bán hàng và tiếp thị đã làm việc cho Toyota trong hơn một thập kỷ. Lúc này, họ cần đưa ra quyết định để thích ứng với những thay đổi từ phía công ty, đồng thời đưa ra quyết định quan trọng về cuộc sống và sự nghiệp của mình.

Giám đốc chiến lược, Deborah Bacon và Giám đốc giải pháp kinh doanh & quản lý hệ thống đại lý độc quyền TUNE, Naomi Bryant, đã nhận ra những rủi ro liên quan đến việc thay đổi cơ cấu này. Toyota không thể cùng lúc đối mặt với việc mất đi những chuyên gia hàng đầu và sự suy giảm năng suất do các công nhân lo lắng về công việc của mình cũng như bất mãn với những gì mà sự thay đổi mới này mang lại.

Toyota đã xây dựng một chương trình hỗ trợ tìm kiếm việc làm cho các nhân viên quyết định rời khỏi công ty này. Tuy nhiên, chương trình này còn chưa hỗ trợ được các nhân viên đưa ra các quyết định sự nghiệp mang tính bước ngoặt cũng như chưa có cơ chế quản trị hiệu quả cho quá trình chuyển đổi.

Deborah và Naomi đều đã tham gia vào một chương trình cố vấn năm 2007 mà trung tâm “Art of Mentoring” (Nghệ thuật cố vấn) tổ chức cho Toyota nhằm giải quyết các vấn đề tồn đọng. Họ nhận ra rằng cố vấn là một công cụ kết nối mạnh mẽ có thể cung cấp những sự trợ giúp có ý nghĩa cho nhân viên trong quá trình chuyển đổi. Họ cũng coi cố vấn là một điểm cộng cho thế mạnh của doanh nghiệp, khiến các nhân viên có tiềm năng cao gắn kết hơn với Toyota. Do đó, họ yêu cầu Art of Mentoring (AoM) tạo ra một chương trình cố vấn để đạt được các mục tiêu cốt lõi của chương trình cũng như hỗ trợ nhân viên trong quá trình chuyển tiếp.

GIẢI PHÁP

Art of Mentoring đã thiết kế một chương trình cố vấn trực diện (face-to-face), tập trung vào kết nối và phát triển nghề nghiệp. Chương trình được quản lý hoàn toàn bởi AoM, nhưng Deborah và Naomi đóng vai trò chính trong việc phổ biến và phát động chương trình trong nội bộ công ty.

Tận dụng nhân lực nội bộ

Vào thời điểm chương trình được triển khai, người ta nghĩ rằng sẽ khó để tận dụng các lợi ích mà cố vấn đem lại bởi sự hiệu quả của chương trình có thể bị phân tán bởi những thay đổi đang diễn ra.

Deborah và Naomi đã chuẩn bị một bài báo cáo cho Giám đốc Bán hàng và Tiếp thị và đã thành công trong việc giành được quyền mua hàng cấp cao nhất. Deborah cho biết họ may mắn đã có được rất nhiều thành công với chương trình năm 2007 của mình, vì vậy ban lãnh đạo cấp cao hiểu rõ tiềm năng của cố vấn. Họ cũng vận động nội bộ để đảm bảo chất lượng chuyên môn của các cố vấn. Naomi nói rằng họ đã cố gắng tránh lựa chọn các nhà quản lý bộ phận cho vị trí cố vấn, bởi vì họ phải quản lý quá trình chuyển đổi. Cuối cùng, họ đã quyết định lựa chọn các quản lý Cấp 2 và Cấp 3, những nhân viên có thâm niên làm việc lâu năm tại Toyota.

Thuê ngoài hoàn toàn

Deborah và Naomi đã tự mình đối phó với hậu quả của những thay đổi bên trong. Đều từng giữ vị trí nhân viên bán hàng cao cấp, cả hai đều đồng ý rằng việc quản lý chương trình cố vấn sẽ được giao hoàn toàn cho AoM. Deboral chia sẻ: “Melissa hiểu rằng Naomi và tôi có giới hạn thời gian nên cô ấy tiếp tục và thực hiện điều đó. Cô ấy thực sự hiểu mục tiêu của chúng tôi và đưa ra được những điều chỉnh phù hợp với những mục tiêu đó”

Kết nối dựa trên kinh nghiệm

Các nhà quản lý cấp cao được ghép cặp với nhiều nhà quản lý cấp dưới, thường là trẻ hơn. Một khía cạnh thú vị của chương trình này là cả người cố vấn và người được cố vấn đều đi cùng nhau trên cùng một hành trình. Cả hai đã có những quyết định thay đổi cuộc sống trước mắt họ. Chương trình cố vấn được thiết kế để cho phép các nhà quản lý ít kinh nghiệm tận dụng kinh nghiệm, trí tuệ và mạng lưới của các nhà quản lý cấp cao hơn.

Khoảng cách quá lớn về thâm niên và kinh nghiệm có thể dẫn đến các vấn đề giao tiếp. Chương trình được cung cấp cho những người tham gia ở tất cả các cấp quản lý (1-5), nhưng chênh lệch cấp độ trong ghép cặp được giữ ở mức tối đa hai cấp.

AoM kết nối 30 cặp bằng cách sử dụng nền tảng quản lý chương trình tư vấn trực tuyến. Trải nghiệm kết hợp rộng rãi của họ cho phép họ cập nhật trên nền tảng tự động khi thông tin tiểu sử cá nhân đề xuất kết quả phù hợp hơn.

Đào tạo kết hợp với cung cấp công cụ phát triển nghề nghiệp

AoM đã điều chỉnh các chương trình đào tạo của họ để kết hợp các tài liệu từ công ty Horizons Unlimited - chương trình Khai phá tài năng, giúp các cá nhân quản trị sự nghiệp của chính họ.

Như thường lệ với một chương trình AoM, mỗi cặp cố vấn và học viên sẽ cùng tham dự một hội thảo đào tạo nhóm để hiểu rõ những kỳ vọng của chương trình và thể hiện các kỹ năng chính để khai thác tối đa chương trình. Khóa đào tạo này được trang bị các bài tập và công cụ được thiết kế để giúp người tham gia thấy các lựa chọn nghề nghiệp của họ rõ ràng hơn.

Chương trình 12 tháng với hai giai đoạn

Chương trình cố vấn bắt đầu vào tháng 7 năm 2015 và kéo dài đến tháng 5 năm 2016. Toyota yêu cầu các nhân viên quyết định về việc chuyển đến Melbourne hay rời công ty vào tháng 11 năm 2015. Vì vậy, về cơ bản, chương trình được chia thành hai phần trong thời hạn này.

Bốn tháng đầu tiên tập trung vào việc hỗ trợ quá trình ra quyết định. Sau đó, một cuộc hội thảo khảo sát người tham gia đã được tổ chức vào tháng 11 năm 2015 để đánh giá hiệu quả của chương trình và tiếp tục lựa chọn người tham gia cho giai đoạn thứ hai.

Giai đoạn từ tháng 12 đến khi kết thúc chương trình tập trung vào việc hỗ trợ chuyển đổi, cho dù đó là rời khỏi Toyota, hay chuyển đến một thành phố mới. Một cuộc khảo sát người tham gia cuối cùng được thực hiện vào cuối tháng 5 năm 2016 để đánh giá lại hiệu quả của chương trình và xem xét những kinh nghiệm mà các ứng viên đã đạt được.

KẾT QUẢ CỦA CHƯƠNG TRÌNH & NHỮNG BÀI HỌC ĐƯỢC RÚT RA

Cố vấn là một công cụ quản lý thay đổi mạnh mẽ

AoM từ lâu đã tin tưởng rằng cố vấn là một công cụ có thể được mài giũa để đáp ứng các mục tiêu kinh doanh cụ thể. Trường hợp này chứng minh rõ ràng rằng một chương trình cố vấn được thiết kế tốt có thể giúp quản lý sự thay đổi đột phá trong các tổ chức.

"Tất cả chúng ta đều trải qua một tình huống khó khăn và chương trình cố vấn đã cung cấp một điểm kết nối tốt", Naomi nói. "Chương trình đã giúp người tham gia đưa ra quyết định cho riêng mình".

Kết quả khảo sát người tham gia cuối cùng đã chứng minh rõ ràng rằng cả người cố vấn và người được cố vấn đều thấy giá trị của chương trình. 100% người tham gia (cả người cố vấn và người được cố vấn) hoàn toàn đồng ý rằng họ rất vui vì họ đã tham gia và sẽ giới thiệu chương trình cho những người khác.

Mentees nhận được những lợi ích chính sau đây từ việc tham gia chương trình:

  • Xây dựng sự tự tin 
  • Mở rộng mạng lưới
  • Định hướng kế hoạch nghề nghiệp

Có lẽ điều đáng nói nhất là kết quả từ cuộc khảo sát nhân viên hàng năm vào tháng 10 năm 2015. Giữa việc đóng cửa chi nhánh và việc các nhân viên bán hàng - tiếp thị tập trung vào việc quyết định nên ở lại hay đi, công ty sẽ phải chấp nhận từ bỏ một trong hai việc đó. Tuy nhiên, kết quả khảo sát về mức độ gắn bó của nhân viên với doanh nghiệp đã tăng nhẹ so với các năm trước (75 so với 74). Ngay cả ở trong giai đoạn đỉnh điểm của biến động, các nhân viên vẫn tiếp tục cảm thấy mình là một phần của Toyota.

Cố vấn nâng cao chất lượng đội ngũ quản lý của bạn

Có thể thông cảm được cho các cố vấn khi quyết định tập trung vào vấn đề sự nghiệp thay vì tập trung vào việc hỗ trợ các cấp dưới của mình đàm phán với những thay đổi của doanh nghiệp. Tuy nhiên, bất chấp vấn đề đó những người quản lý cấp dưới đồng ý tham gia chương trình cố vấn đã đạt được một bộ kỹ năng vô giá cho suốt chặng đường còn lại của sự nghiệp, cho dù với Toyota hay ở nơi khác.

"Chúng tôi đã phải làm phiền các cố vấn một chút để có thể thuyết phục được họ tham gia chương trình", Deborah nhấn mạnh. "Nhưng chương trình này đã giúp đỡ các cố vấn như là giúp đỡ những người được cố vấn".

Điều tuyệt vời là 31% các cố vấn đã nhận ra rằng chương trình cố vấn là "một trong những điều đúng đắn nhất mà tôi từng làm", mặc dù sự thật là các cố vấn đã bị lôi kéo vào các lựa chọn khó khăn về sự nghiệp.

"Cố vấn người khác là một kỹ năng quan trọng để phát triển. Nó sẽ làm cho tổ chức mạnh mẽ hơn khi chúng ta đối mặt với sự thay đổi tiếp theo", Naomi chia sẻ. Rất vui, nhiều cố vấn cho biết họ muốn trở thành một phần của chương trình tiếp theo. Đây không chỉ là một chỉ số mạnh mẽ về giá trị cá nhân mà các cố vấn có được, đây còn là dấu hiệu cho thấy Toyota đang xây dựng văn hóa cố vấn mạnh mẽ trong đội ngũ quản lý của mình.

Thuê ngoài việc quản trị chương trình, tập trung quản lý chất lượng nhân lực đầu vào.

AoM làm việc với khách hàng trong một số lĩnh vực, từ cung cấp tài liệu đào tạo cố vấn tự phục vụ cho đến thiết kế và thực hiện chương trình thuê ngoài hoàn toàn. Trong trường hợp này, quyết định thuê ngoài hoàn toàn chương trình đã cho phép AoM tạo ra một chương trình tập trung vào nhu cầu của tổ chức tại thời điểm biến động. Nó cũng giảm bớt gánh nặng cho đội ngũ quản lý nội bộ, giúp họ tập trung vào các quyết định và mục tiêu riêng của tổ chức.

Tuy nhiên, việc kiểm soát chất lượng nhân lực nhằm xây dựng một đội ngũ cố vấn mạnh góp phần rất quan trọng vào thành công của chương trình. Những nỗ lực của Deborah và Naomi trong việc xác định các cá nhân là hình mẫu tốt và gặp gỡ từng ứng cử viên này trong giai đoạn đầu của chương trình, đã tăng giá trị của chương trình cho cả người được giới thiệu và toàn bộ tổ chức.

KẾ HOẠCH SAU ĐÓ

Dựa trên sự thành công của chương trình này, Toyota đã đưa ra một chương trình thứ hai kéo dài từ tháng 8 năm 2016 đến tháng 5 năm 2017 trước khi đóng cửa văn phòng cuối cùng vào tháng 12 năm 2017.

Chương trình này khác một chút so với lần đầu tiên vì tất cả những người tham gia đã quyết định họ có ở lại với Toyota hay không. Do đó, toàn bộ chương trình tập trung vào việc hỗ trợ chuyển đổi, cho dù đó là chuyển văn phòng trong Toyota hay chuyển sang một tổ chức mới.

Phản hồi tích cực từ chương trình ban đầu thu hút sự quan tâm mạnh mẽ từ nhóm người tham gia mới. Nhiều người cố vấn từ chương trình ban đầu đã tình nguyện một lần nữa cung cấp những lời khuyên có giá trị được đảm bảo về chuyên môn. 

Nguồn: Toyota Australia - Using mentoring to manage major internal change